¿Qué pueden hacer las firmas electrónicas por su negocio?

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Las operaciones diarias de cada organización implican una cantidad significativa de papeleo. Se deben firmar muchos acuerdos, contratos, papeles y documentos diferentes para que la transacción se complete con éxito.

Cuando se trata de firmar documentos, programa de firma electronica es el método más avanzado ya que elimina la necesidad de pasar por el esfuerzo de escribir su nombre en el documento. No es necesario imprimir ni enviar por fax los documentos.

Además, no es necesario saber quién firmó qué documento. Cada paso se completa mucho más rápido y el proceso también es extremadamente rentable a largo plazo.

Las empresas y organizaciones que utilizan la tecnología de firma electrónica tienden a ver resultados más favorables, comenzando con la reducción de los costos de documentación y papel, así como una mayor productividad y eficiencia, entre otros beneficios.

En la mayoría de los casos, una inversión sabia en software de firma dará como resultado un retorno de la inversión superior para su negocio.

Debería considerar comprar un software de firma electrónica para su negocio si planea hacerlo.

¡Los beneficios enumerados a continuación deberían convencerlo de que tome la decisión inteligente de obtener uno de inmediato! Por lo tanto, echemos un vistazo a qué son las firmas electrónicas y cómo podrían ayudar a su negocio de varias maneras.

¿Cuál es el significado de la firma electrónica?

Una firma electrónica es un símbolo digital que se añade a un documento con la intención de firmarlo.

Son bastante sencillos de utilizar, ya que basta con un simple clic del ratón para incluir una firma electrónica en cualquier documento.

Con la ayuda de software de firma electrónica para una pequeña empresa/organización se puede lograr mediante el uso de una variedad de aplicaciones que están disponibles en línea.

La creación de su firma de correo electrónico se puede hacer de varias maneras, incluso escribirla con su teclado, cargar una imagen, dibujarla con un cursor o rastrearla en su dispositivo de pantalla táctil con un lápiz óptico o su dedo.

¿Cuál es la ventaja de utilizar una firma electrónica?

Si aún no ha hecho el cambio a la firma electrónica, se está perdiendo muchos beneficios.

El método ayudará a su empresa a optimizar el esfuerzo de recopilar firmas, preparar documentación y cerrar numerosos acuerdos contractuales de manera rápida y eficiente.

La Ley de Firma Electrónica, aprobada recientemente por el gobierno, garantiza que todos los documentos firmados en línea sean tan vinculantes legalmente como cualquier documentación tradicional con tinta húmeda.

Precisión

Los documentos transferidos entre organizaciones y empresas son legalmente vinculantes y, por lo tanto, todo debe presentarse con la mayor precisión posible.

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Los documentos deben ser compilados, firmados y recogidos dentro del tiempo especificado. Para que los documentos sean precisos, deben estar completamente libres de errores.

Si, de acuerdo con los métodos antiguos, un cantante no ha firmado una página o dos, debe devolvérselo e instarlo a que corrija sus errores.

Puede ser un proceso mucho más simple y que consuma menos tiempo cuando tiene firmas electrónicas.

Puede hacer que ciertos campos sean obligatorios, lo que hará que sea 10 veces más fácil para el firmante reconocer las áreas que requieren su firma.

Un ahorro de tiempo

El proceso de firmar un documento con un sistema de tinta y papel escrito a mano puede llevar mucho tiempo e inconvenientes.

Tiene que pasar por un largo proceso en el que tiene que imprimir el documento, enviarlo por fax, enviarlo por correo, escanearlo, etc. No se recomienda.

Supongamos que necesita que unas pocas personas firmen un documento específico.

Ahora considere el tiempo que tomaría enviar y recibir el documento.

Tomar la decisión de firmar electrónicamente sus documentos le ahorrará mucho tiempo y molestias.

¡Firmar un papel solo llevará unos minutos, incluso unos segundos, gracias a esta tecnología! Puede usar fácilmente las firmas electrónicas para ahorrarle a su negocio un tiempo considerable, que luego puede usarse para una variedad de otras tareas más vitales.

Aumentar la velocidad de su contrato le brindará la ventaja competitiva que exige y, al mismo tiempo, lo ayudará a mantener relaciones aún más sólidas con sus audiencias.

Es simple de usar

Cómo usar y crear firmas electrónicas es tan fácil como hornear un pastel de manzana.

Hay una gran cantidad de software disponible en Internet que puede ayudarlo a crear su propia firma digital personalizada.

Tan pronto como domine la técnica, podrá adjuntar su firma electrónica a cualquier documento de su elección. Es lo más conveniente posible, sin importar qué dispositivo estés usando.

Las firmas electrónicas serán muy convenientes para usted y sus clientes, ya que se pueden completar en segundos.

También reflejará el valor que le das al tiempo personal de alguien. Dado que todo el proceso se lleva a cabo en un solo dispositivo, no importa desde dónde esté trabajando cualquiera de las partes en ese momento.

Su trabajo se completará sin ninguna interrupción.

Rentable

El dueño de un negocio busca constantemente formas de reducir los costos existentes para maximizar los beneficios.

Mediante el uso de firmas electrónicas, puede ahorrar dinero en papel innecesario, bolígrafos, fotocopias, impresión y otros costos varios asociados con el método tradicional de papel y tinta para firmar un documento.

Las firmas electrónicas lo ayudarán a ahorrar tiempo y dinero al reducir la cantidad de papeleo que tiene en su escritorio y la cantidad de material que podría necesitar para enviar y recibir un documento que pretende obtener firmas.

También proporciona una gran solución al problema del error humano que puede ocurrir al firmar un papel.

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Las finanzas de una empresa pueden verse afectadas negativamente por errores y discrepancias si no se corrigen de inmediato.

discreto y seguro

Cuando se trata de documentos oficiales, puede ser extremadamente estresante asegurarse de que lleguen a los destinatarios correctos a través de los canales correctos.

Incluso si toma todas las precauciones para proteger sus documentos, aún es posible que puedan ser robados, extraviados o comprometidos de alguna manera.

La firma electrónica de sus documentos acelera el proceso y reduce el tiempo que los documentos deben firmarse físicamente con una firma.

También facilita el seguimiento de todas las transacciones de firma requeridas.

Apoyo legal mejorado

De acuerdo con la normativa que rige la firma electrónica, todo documento que haya sido pegado con una firma electrónica tiene los mismos efectos jurídicos que un documento que lleve una firma en tinta húmeda.

Las firmas electrónicas tienen algunas ventajas de seguridad adicionales sobre las firmas en papel.

Están protegidos por encriptaciones de grado bancario que aseguran la confidencialidad, así como firmas biométricas que muestran instantáneamente la identidad de la persona que firma el documento.

Ni los documentos ni los sobres podrán ser movidos o falsificados; si esto sucede, el remitente será notificado inmediatamente.

amigable con la naturaleza

Para reducir el impacto negativo de las actividades humanas en el medio ambiente, se han establecido un gran número de normas y reglamentos.

Cada organización tiene políticas que les exigen ser conscientes del medio ambiente. El papel se crea a partir de árboles y agua, por lo que la deforestación es un gran problema que debe abordarse lo antes posible para evitar una mayor deforestación.

Cambiar a firmas electrónicas es solo otro paso en la dirección correcta.

Usar menos papel no solo ayudaría a mantener un ambiente saludable, sino que también sería increíblemente rentable y conveniente para su empresa hacerlo.

También se ahorrará el tiempo y el esfuerzo de revisar una gran cantidad de papeleo.

Conclusión

La tecnología ha evolucionado tanto que las firmas electrónicas ahora son posibles y ofrecen muchas ventajas.

No solo le ahorra mucho tiempo, sino que también mejora sus activos financieros.

Se beneficiará del uso de firmas electrónicas, ya que le proporcionará un método más rápido, fácil y preciso para firmar documentos que antes no era posible.

No tendrán ningún efecto en la forma en que su empresa realiza negocios.

Muchos software de firma electrónica son compatibles con las herramientas comerciales que ya puede usar, como PDF, Salesforce, Dropbox, Microsoft Word, etc. No tienes ninguna razón válida para no invertir.

Además, es muy fácil crear firmas electrónicas en Google Docs con la ayuda de Google Drive.

Cada empresa, administración o corporación seguramente cosechará beneficios en función de los deseos y requisitos de su industria o negocio en particular.

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