Quién puede ver una verificación de antecedentes

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Usted es un empleador que verifica fielmente los antecedentes de todos sus empleados. Tiene una política de selección estricta y bien definida que se aplica de manera consistente y utiliza una agencia profesional de verificación de antecedentes para proporcionar todos sus servicios de verificación de antecedentesincluyendo el cumplimiento, prueba de drogas, controles de identidad y verificación de antecedentes penales. Tiene un cliente que ha solicitado ver el informe de antecedentes de uno de sus empleados que trabaja en su establecimiento. ¿Está legalmente capacitado para reenviar este informe?

La pregunta central aquí es: ¿los informes de verificación de antecedentes son confidenciales? La respuesta es sí, pero eso no significa que nadie pueda ver el informe. La Ley Federal de Informes Justos de Crédito (FCRA, por sus siglas en inglés) brinda amplias protecciones con respecto a quién puede acceder a la información personal, cómo se puede usar esa información y cómo se puede almacenar y eliminar esa información. Se debe tener en cuenta lo siguiente al compartir informes de verificación de antecedentes:

  • Propósito autorizado: La FCRA establece que para solicitar una verificación de antecedentes laborales, el solicitante debe tener un propósito autorizado. En general, el empleo se considera un propósito permitido, lo que significa que cualquier persona que evalúe a una persona para empleo, retención o despido tiene derecho legal a solicitar un informe. En el ejemplo anterior, es probable que usted y su cliente tengan un propósito autorizado para ver los informes de verificación de antecedentes.
  • Consentimiento: si bien la FCRA otorga a los empleadores el derecho de solicitar verificaciones de antecedentes, también otorga a las personas el derecho de dar su consentimiento para estas verificaciones. De acuerdo con las regulaciones de la FCRA, las personas deben proporcionar un permiso claro por escrito para realizar una verificación de antecedentes y divulgar la información contenida en el informe. Si sabe que sus clientes solicitan información de verificación de antecedentes de sus empleados, sus divulgaciones de FCRA deben incluir un lenguaje que lo autorice a divulgar información a terceros que tienen el derecho legal (propósito permitido) para ver esa información. En otras palabras, deberá asegurarse de aclarar en sus formularios de consentimiento quién solicita y ve los informes de verificación de antecedentes.
  • Además de revisar los propósitos autorizados y los formularios de consentimiento, también deberá considerar si su contrato con su proveedor de verificación de antecedentes le permite compartir informes con otras partes.
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¿Por qué sería necesario este tipo de compartir?

¿Es realista prever que un cliente podría querer solicitar acceso a información general sobre sus empleadores? ¿Por qué es esto algo que cualquiera querría hacer? En realidad, esto sucede con frecuencia por las siguientes razones:

  • Su cliente tiene problemas de responsabilidad con respecto a cualquier persona que trabaje en su propiedad, independientemente de su nómina. Si su empleado comete un delito en el lugar de trabajo de su cliente mientras está trabajando, en realidad ambos podrían ser responsables, por lo que ambos necesitan acceso al informe de verificación de antecedentes.
  • Si ha hecho declaraciones a su cliente sobre la verificación de antecedentes, tienen derecho a determinar si está cumpliendo con sus obligaciones.

Lo esencial

Esta es una gran pregunta para hacerle a su asesor legal y a su proveedor de verificación de antecedentes. Juntos pueden determinar el mejor curso de acción.







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